Wniosek o wpis do rejestru niewypłacalnych dłużników podlega opłacie stałej w wysokości 300 zł (§ 45 ust. 4 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 grudnia 1996 r. w sprawie określenia wysokości wpisów w sprawach cywilnych – Dz. U. Nr 24, poz. 110 ze zm.), którą należy uiścić łącznie z wnioskiem, bez wezwania sądu rejestrowego. Jeżeli ta opłata nie zostanie uiszczona, sąd rejestrowy wniosek zwróci bez wezwania do uzupełnienia jego braków (art. 19 ust. 2 i 3 ustawy o KRS).
Jeżeli wpis do rejestru ma nastąpić na podstawie wniosku wierzyciela, w wypadku określonym w art. 56 ustawy o KRS, sąd rejestrowy, doręczając dłużnikowi wniosek o wpis, zakreśla mu termin 7 dni do złożenia oświadczenia w przedmiocie wniosku (por. § 206 regulaminu).
Do rejestru niewypłacalnych dłużników wpisuje się dłużników, zamieszczając następujące dane:
– oznaczenie dłużnika zgodnie z art. 35 ustawy o KRS (imię, nazwisko, firmę, numer PESEL lub REGON),
– podstawę wpisu wraz z sygnaturą akt sprawy upadłościowej lub o wyjawienie majątku, zaś w sprawach dłużników, którzy nie zaspokoili wierzyciela, ujawnia się dane dotyczące tytułu wykonawczego i wierzyciela oraz kwotę wierzytelności,
– datę wpisu oraz datę złożenia wniosku o wpis, jeżeli wpisu dokonano na wniosek.
Dłużnik może być wpisany do rejestru tyle razy, ile zdarzeń będzie uzasadniało dokonanie wpisu. Zatem raz wpisany dłużnik może być wpisany ponownie, jeżeli inne zdarzenia taki wpis uzasadnią (art. 57 ust. 2 ustawy o KRS).
Wpisy w rejestrze podlegają wykreśleniu albo z urzędu, albo na wniosek.
Sąd rejestrowy z urzędu wykreśla wpisy w rejestrze dłużników niewypłacalnych w razie uchylenia lub zmiany postanowienia, na którego podstawie wpisy były dokonane.
Poza tym sąd rejestrowy wykreśla wpisy w rejestrze na wniosek osoby wpisanej do rejestru dłużników niewypłacalnych, gdy tytuł wykonawczy, który stanowił podstawę wpisu, został prawomocnym orzeczeniem sądu pozbawiony wykonalności.
Wpisy dokonane w rejestrze dłużników niewypłacalnych podlegają zawsze wykreśleniu z urzędu po upływie 7 lat od dnia dokonania wpisu.
Wpisy wykreślone w całości nie podlegają ujawnieniu.
Wniosek o wykreślenie wpisu z rejestru podlega opłacie stałej w kwocie 150 zł (§ 45 ust. 11 rozporządzenia w sprawie określenia wysokości wpisów w sprawach cywilnych).
Rejestr dłużników niewypłacalnych jest jawny (art. 8 ustawy o KRS) i stanowi swoistą ewidencję osób, które z punktu widzenia pewności obrotu gospodarczego nie zasługują, aby obdarzyć je zaufaniem, jakiego można wymagać w stosunkach gospodarczych.
Informacje, które rejestr jest w stanie przekazać, mogą też być pomocne przy ewentualnym prowadzeniu egzekucji, gdyż wierzyciel, chcąc wszcząć egzekucję, może rozważyć, czy, uwzględniając stan wpisów rejestrze dotyczących jego dłużnika, ma szansę realnego zaspokojenia swoich należności. Dlatego też uzyskane w ten sposób informacje mogą być pomocne przy podejmowaniu decyzji o celowości prowadzenia egzekucji.
Jawność rejestru polega na zapewnieniu każdemu dostępu do danych w nim zawartych. Informacji z rejestru udziela się za pośrednictwem Centralnej Informacji, która obejmuje podmioty wpisane do rejestru na terenie całego kraju. Konsekwencją jawności rejestru jest możliwość uzyskania poświadczonych odpisów i zaświadczeń o danych ujawnionych w rejestrze dłużników niewypłacalnych, a także, w ograniczonym zakresie, możliwość uzyskania wglądu do akt rejestrowych.
Wniosek o wydanie odpisu z rejestru dłużników niewypłacalnych podlega opłacie stałej w wysokości 60 lub 30 zł, w zależności od tego, czy ma to być odpis pełny, czy aktualny (§ 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 grudnia 2000 r. w sprawie określenia wysokości opłat za udzielenie informacji oraz wydawanie opisów oraz wyciągów i zaświadczeń z Krajowego Rejestru Sądowego – Dz. U. Nr 117, poz. 1240).
Natomiast wniosek o wydanie zaświadczenia z rejestru podlega opłacie stałej w kwocie 15 zł (§ 1 pkt 4 powołanego rozporządzenia).
Odpis pełny zawiera treść wszystkich wpisów w rejestrze pod danym numerem KRS, dokonanych od chwili pierwszego wpisu, z wyjątkiem wpisów nie podlegających ujawnieniu.
Odpis aktualny zawiera zaś aktualną treść wpisów w rejestrze pod danym numerem KRS.
Rejestr dłużników niewypłacalnych, podobnie jak pozostałe rejestry prowadzone na podstawie o przepisy ustawy o KRS, prowadzi się w systemie informatycznym. Taki sposób jego prowadzenia wymusza sformalizowanie procedury, w szczególności narzuca formę wniosku o wpis do rejestru oraz wniosku o wydanie odpisu lub zaświadczenia z rejestru. Wniosek przybiera formę „urzędowego formularza” i tylko na takim formularzu może być złożony (art. 19 ust. 2 ustawy o KRS)